Aviso de Privacidad Integral

I. Responsable del tratamiento

II. Datos personales recabados

1. Identificación y contacto

• Nombre, edad, fecha de nacimiento, sexo y firma.
• Teléfono, correo electrónico, domicilio y contacto de emergencia.
• Identificación oficial, RFC, CURP y datos de facturación cuando sean necesarios.

2. Datos clínicos y sensibles

3. Datos patrimoniales y financieros

• Información sobre pagos, anticipos, saldos, facturación, aseguradoras y reembolsos.
• No se conservarán códigos de seguridad de tarjetas ni credenciales bancarias completas.

4. Datos digitales

• Mensajes enviados por formularios, correo, redes sociales y WhatsApp.
• Datos técnicos básicos de navegación, cookies, fecha, hora y página consultada.
• Registros de atención de asistentes digitales, incluida Helen, cuando se utilice.

III. Formas de obtención

Los datos pueden obtenerse directamente del titular, de su representante, de padres o tutores, de profesionales de salud remitentes, de aseguradoras autorizadas y mediante formularios, llamadas, correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, sitio web y atención presencial.

IV. Finalidades primarias

• Identificar al paciente y verificar su información.
• Agendar, confirmar, reprogramar y dar seguimiento a citas.
• Realizar valoración, diagnóstico, tratamiento y seguimiento odontológico.
• Integrar, actualizar, conservar y proteger el expediente clínico.
• Solicitar y recibir estudios, trabajos de laboratorio e interconsultas.
• Gestionar presupuestos, anticipos, pagos, facturación, cobranza y reembolsos.
• Atender urgencias, aclaraciones, quejas y solicitudes.
• Cumplir obligaciones sanitarias, fiscales, administrativas y legales.
• Proteger la seguridad del paciente, del personal y de las instalaciones.

V. Finalidades secundarias

• Enviar información general, recordatorios, encuestas y comunicaciones de servicio.
• Enviar promociones o novedades, únicamente cuando exista una base legal o consentimiento aplicable.
• Elaborar estadísticas internas previamente disociadas cuando sea posible.

El titular puede oponerse a las finalidades secundarias escribiendo a administracion@odontosur.com.mx con el asunto “Oposición a finalidades secundarias”. La negativa no condicionará la atención clínica.

VI. WhatsApp, redes sociales y asistente digital Helen

• Se procurará solicitar por estos canales solo la información necesaria para atender la consulta.
• No deben enviarse contraseñas, datos bancarios completos ni documentos innecesarios.
• Cuando se reciban síntomas, fotografías, estudios o antecedentes, la información podrá incorporarse al expediente si resulta clínicamente pertinente.
• El acceso se limitará al personal autorizado y a proveedores indispensables sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Helen no debe emitir diagnósticos definitivos, prescribir medicamentos ni prometer resultados.
• Las decisiones clínicas deberán ser revisadas y confirmadas por un profesional autorizado.
• Las conversaciones se conservarán solo durante el tiempo necesario para la finalidad correspondiente y las obligaciones aplicables.
• Los datos de pacientes no deberán utilizarse para entrenar modelos públicos o de terceros sin autorización específica y controles contractuales adecuados.

VII. Fotografías, videos, imágenes clínicas y testimonios

Las imágenes clínicas necesarias para diagnóstico, tratamiento o seguimiento forman parte de la atención y del expediente. Su uso en publicidad, redes sociales, sitio web, campañas, materiales impresos, testimonios o casos clínicos identificables requiere una autorización separada, expresa, específica y verificable.

Negarse a autorizar usos publicitarios no afectará la prestación del servicio. La autorización podrá revocarse para usos futuros, sin efectos retroactivos sobre publicaciones legítimamente realizadas antes de recibir la revocación, sujeto a los límites legales y técnicos aplicables.

VIII. Transferencias y encargados

Los datos podrán comunicarse o ponerse a disposición de:

• Laboratorios dentales, gabinetes de imagen, especialistas y profesionales que intervengan en la atención.
• Aseguradoras, administradores de beneficios y entidades de pago, cuando corresponda.
• Proveedores de hospedaje, correo, mensajería, agenda, respaldo, soporte y herramientas digitales que actúen por cuenta de OdontoSur.
• Autoridades sanitarias, fiscales, administrativas o judiciales cuando exista obligación o requerimiento legal.

Cuando legalmente se requiera consentimiento para una transferencia, este se solicitará por el medio correspondiente. Los proveedores deberán recibir solo los datos necesarios y asumir obligaciones de confidencialidad y seguridad.

IX. Derechos ARCO y portabilidad cuando proceda

El titular o su representante puede solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición respecto de sus datos personales.

La solicitud deberá contener:

1. Nombre del titular y medio para comunicar la respuesta.
2. Documento que acredite identidad y, en su caso, representación.
3. Descripción clara de los datos y del derecho que desea ejercer.
4. Información que facilite la localización de los datos.
5. Para rectificación, la corrección solicitada y documentos que la sustenten.

OdontoSur responderá dentro de los plazos legales aplicables. El ejercicio de estos derechos puede limitarse cuando exista una obligación legal de conservar información o cuando prevalezcan derechos de terceros.

X. Revocación y limitación de uso

El consentimiento podrá revocarse mediante los mismos canales señalados para derechos ARCO. La revocación no tendrá efectos retroactivos y puede no ser procedente cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales, sanitarias, contractuales o para la defensa de derechos.

XI. Consentimiento para datos sensibles

Cuando la legislación aplicable lo requiera, OdontoSur obtendrá consentimiento expreso y por escrito para el tratamiento de datos personales sensibles. La atención clínica y el expediente también se sujetan a las excepciones y bases legales previstas para la prevención, diagnóstico y gestión de servicios de salud realizados por profesionales sujetos a deber de secreto.

XII. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio puede usar cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y, en su caso, cookies de medición o publicidad. Las cookies no indispensables deberán gestionarse mediante un mecanismo de consentimiento cuando corresponda. El usuario puede restringirlas desde su navegador, aunque algunas funciones podrían verse afectadas.

XIII. Seguridad y confidencialidad

• Control de acceso por funciones y necesidad de conocimiento.
• Contraseñas robustas, sesiones protegidas y actualización de sistemas.
• Respaldo, recuperación y registro de incidentes.
• Protección de expedientes físicos y digitales.
• Acuerdos de confidencialidad y capacitación del personal.
• Eliminación o destrucción segura cuando concluya el periodo de conservación.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. Ante un incidente que afecte significativamente derechos patrimoniales o morales, se adoptarán las medidas de contención, investigación y notificación exigibles.

XIV. Conservación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos legales, sanitarios, fiscales y de defensa de derechos. El expediente clínico se conservará por el periodo mínimo previsto en la normatividad aplicable, contado desde el último acto médico, sin perjuicio de plazos mayores que resulten necesarios.

XV. Menores de edad y personas sujetas a representación

Para pacientes menores de edad o personas que requieran representación, el tratamiento de datos y las autorizaciones deberán gestionarse con quien ejerza patria potestad, tutela o representación legal, sin excluir la participación del paciente conforme a su edad, madurez y condición.

XVI. Cambios al aviso

Las modificaciones relevantes se comunicarán mediante el sitio web, avisos en la clínica, correo o el canal de contacto disponible. La versión vigente indicará su fecha de actualización.

XVII. Autoridad competente

El titular puede acudir ante la autoridad federal competente en materia de protección de datos personales en posesión de particulares cuando considere vulnerado su derecho a la protección de datos.

XVIII. Consentimiento

La puesta a disposición de este aviso no sustituye los consentimientos específicos que deban recabarse para datos sensibles, transferencias, imágenes, testimonios, publicidad o procedimientos clínicos.